Polityka Prywatności

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez firmę Polska Sieć Przewozowa, działającą w sektorze transportu i logistyki na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

1.2. Administratorem danych osobowych jest Polska Sieć Przewozowa (dalej: „Administrator” lub „PSP”).

1.3. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawą o ochronie danych osobowych obowiązującą na terytorium Polski.

1.4. Polityka ma zastosowanie do danych osobowych klientów, potencjalnych klientów, kontrahentów, przedstawicieli kontrahentów, użytkowników serwisu internetowego oraz innych osób, których dane są przetwarzane przez PSP w związku z prowadzoną działalnością transportowo-logistyczną.

2. Zakres przetwarzanych danych osobowych

2.1. W zależności od charakteru relacji, PSP może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, numer dowodu tożsamości lub innego dokumentu identyfikacyjnego (jeżeli wymagają tego przepisy prawa), PESEL – w przypadkach uzasadnionych prawnie,
• dane kontaktowe: adres zamieszkania lub siedziby, adres korespondencyjny, adres e-mail, numery telefonów,
• dane dotyczące realizowanych usług: informacje o zleceniach transportowych, dane dotyczące przesyłek, miejsca nadania i odbioru, godziny i harmonogramy przewozu,
• dane rozliczeniowe: numer rachunku bankowego, informacje o płatnościach, dane zawarte na fakturach i innych dokumentach księgowych,
• dane związane z korzystaniem z serwisu internetowego: adres IP, dane o urządzeniu, pliki cookies, dane dotyczące aktywności w serwisie (w tym logi serwera),
• dane kierowców i osób odpowiedzialnych za obsługę transportu: numer telefonu, dane identyfikacyjne, numer prawa jazdy lub inne dane wymagane przez przepisy prawa transportowego.

2.2. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, realizacji zlecenia transportowego lub spełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

3.1. Dane osobowe są przetwarzane przez PSP w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

(a) Zawarcie i wykonanie umowy transportu lub umów logistycznych

• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy),
• cel: realizacja zleceń transportowych, organizacja przewozu, obsługa logistyczna, kontakt w sprawie zleceń, obsługa reklamacji, rozliczenia.

(b) Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze

• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
• cel: wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych, rozliczenia podatkowe, archiwizacja dokumentów, prowadzenie dokumentacji wymaganej przez przepisy prawa transportowego, cywilnego, podatkowego i innych ustaw.

(c) Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora

• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• cel: dochodzenie i obrona przed roszczeniami, zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych i sieci, prowadzenie analiz i statystyk dotyczących działalności, zarządzanie relacjami z klientami i kontrahentami, zabezpieczenie mienia i interesów PSP.

(d) Marketing bezpośredni własnych usług

• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora) oraz – w zakresie, w jakim wymagają tego odrębne przepisy (np. prawo telekomunikacyjne) – zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
• cel: informowanie o ofercie, promocjach i nowych usługach związanych z transportem i logistyką.

(e) Korzystanie z serwisu internetowego PSP

• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (zapewnienie prawidłowego funkcjonowania serwisu, analiza ruchu, poprawa jakości usług) oraz w zakresie zgód na cookies – art. 6 ust. 1 lit. a RODO,
• cel: obsługa formularzy kontaktowych, zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, dostosowanie treści i funkcjonalności do potrzeb użytkowników.

4. Odbiorcy danych osobowych

4.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• podmioty współpracujące z PSP przy realizacji usług transportowych i logistycznych (podwykonawcy, przewoźnicy, operatorzy magazynów, firmy kurierskie),
• dostawcy usług IT, hostingowych, serwisowych, telekomunikacyjnych oraz podmioty obsługujące systemy wykorzystywane przez PSP,
• biura rachunkowe, doradcy podatkowi i prawni, firmy windykacyjne,
• banki, firmy ubezpieczeniowe oraz instytucje finansowe,
• organy administracji publicznej, sądy i organy ścigania – jeżeli obowiązek przekazania wynika z przepisów prawa.

4.2. W przypadku korzystania z podwykonawców i dostawców usług, Administrator zawiera z nimi stosowne umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, zobowiązujące te podmioty do zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

5.1. Co do zasady PSP przetwarza dane osobowe na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

5.2. Jeżeli w szczególnych przypadkach, związanych np. z międzynarodową realizacją usług transportowych, dojdzie do konieczności przekazania danych osobowych poza EOG, będzie się to odbywać wyłącznie na podstawie odpowiednich mechanizmów prawnych przewidzianych przez RODO (np. decyzje stwierdzające odpowiedni poziom ochrony, standardowe klauzule umowne) oraz przy zapewnieniu dodatkowych zabezpieczeń, jeżeli będzie to wymagane.

6. Okres przechowywania danych

6.1. Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany obowiązującymi przepisami prawa lub konieczny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

6.2. W szczególności:

• dane związane z zawarciem i wykonywaniem umów – przez czas trwania umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z umowy,
• dane księgowe i podatkowe – przez okres wymagany przez przepisy podatkowe i o rachunkowości (co do zasady nie krócej niż 5 lat od końca roku podatkowego),
• dane przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego – do czasu wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania lub cofnięcia zgody (jeżeli została udzielona),
• dane zbierane za pośrednictwem serwisu internetowego – przez okres wskazany w ustawieniach plików cookies lub do czasu usunięcia ich przez użytkownika bądź wniesienia sprzeciwu.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

7.1. Osobom, których dane osobowe są przetwarzane przez PSP, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych (uzyskania informacji, czy PSP przetwarza dane oraz otrzymania ich kopii),
• prawo do sprostowania (poprawienia) danych, jeżeli są nieprawidłowe lub niekompletne,
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w RODO,
• prawo do ograniczenia przetwarzania – w przypadkach określonych w RODO,
• prawo do przenoszenia danych – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany,
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w tym wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego,
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, przy czym cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

7.2. W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem danych kontaktowych udostępnianych przez PSP (np. adresu e-mail lub formularza kontaktowego). Aktualne dane kontaktowe są publikowane w serwisie internetowym PSP lub w dokumentach umownych.

7.3. Osoba, której dane dotyczą, ma również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO.

8. Pliki cookies i podobne technologie

8.1. Serwis internetowy Polska Sieć Przewozowa może korzystać z plików cookies oraz podobnych technologii w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu, dostosowania jego funkcjonalności do potrzeb użytkowników, analizy ruchu oraz prowadzenia działań marketingowych.

8.2. Pliki cookies mogą być:

• sesyjne – usuwane po zamknięciu przeglądarki,
• stałe – przechowywane przez określony czas lub do momentu usunięcia przez użytkownika.

8.3. Użytkownik może zarządzać ustawieniami plików cookies za pomocą ustawień przeglądarki internetowej lub dedykowanych narzędzi udostępnianych w serwisie (jeżeli są dostępne), w tym całkowicie zablokować obsługę cookies. Ograniczenie stosowania plików cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcje serwisu.

8.4. Szczegółowe informacje dotyczące stosowania plików cookies (w tym ich rodzajów, celów oraz czasu przechowywania) mogą zostać przedstawione w odrębnym dokumencie – polityce cookies.

9. Zabezpieczenia danych osobowych

9.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia ochrony przetwarzanych danych osobowych, adekwatnie do ryzyk oraz kategorii danych.

9.2. W szczególności PSP stosuje rozwiązania mające na celu zabezpieczenie danych przed ich utratą, kradzieżą, nieuprawnionym dostępem, nieuprawnioną modyfikacją, ujawnieniem lub zniszczeniem.

9.3. Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora i zobowiązane do zachowania poufności.

10. Zmiany Polityki Prywatności

10.1. PSP zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa, sposobu przetwarzania danych lub rozwoju usług.

10.2. Zmieniona Polityka zostanie opublikowana w serwisie internetowym PSP lub przekazana w inny odpowiedni sposób. Zmiany obowiązują od momentu ich opublikowania, chyba że wyraźnie wskazano inny termin.

11. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych

11.1. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych przez Polska Sieć Przewozowa, w tym w celu realizacji praw opisanych w niniejszej Polityce, można skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych w serwisie internetowym PSP lub w dokumentach umownych.

11.2. Administrator może wyznaczyć Inspektora Ochrony Danych. Informacja o wyznaczeniu oraz dane kontaktowe Inspektora, jeżeli zostanie powołany, zostaną udostępnione na stronie internetowej PSP lub w innych kanałach komunikacji wykorzystywanych przez Administratora.